Politique de protection des données à caractère personnel
Dans le cadre de la navigation sur le site www.ce-mfn.fr, via le Logiciel de gestion d’œuvres sociales, le CSE de la MFN-SSA est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. La présente Politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles du CSE de la MFN-SSA, les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel, sur le Site www.ce-mfn.fr, par le CSE de la MFN-SSA, agissant en qualité de responsable du traitement.
- Données collectées et traitées
Conformément au principe de minimisation, le CSE de la MFN-SSA ne collecte que les Données Personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Le CSE de la MFN-SSA peut recueillir des Données Personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise. Les données recueillies indirectement par le CSE de la MFN-SSA via le service des ressources humaines sont : nom, prénom, date de naissance, nationalité, sexe, poste occupé, qualification, date d’entrée et de sortie de l’entreprise, le type de contrat et le secteur d’activité avec les coordonnées professionnelles du bénéficiaire. Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.
Les données traitées par le CSE de la MFN-SSA, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :
- a) Pour l’identification de l’employé :
– nom, prénom, photographie (facultatif), sexe, date de naissance, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles (facultatif), mail.
- b) Pour la situation familiale :
– situation matrimoniale ;
– personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit (extrait intégral de naissance), nombre d’enfants ;
- c) Pour les éléments professionnels :
– date d’embauche, service, statut ; site et date de sortie également
- d) Pour la situation financière :
– montants de revenus d’activité (avis d’imposition)
– références du compte bancaire (RIB)
Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé et/ou la subvention du CSE pourra s’élever au montant minimum.
- e) Pour les prestations offertes :
– nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille) ;
– montant de la prestation, type de paiement (virements, bons d’achat) références du moyen de paiement.
- Finalités de traitement des Données
Les traitements de Données Personnelles mis en œuvre par le CSE de la MFN-SSA, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :
- Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
- Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
- Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …
Œuvres sociales pouvant être proposées :
o chèques-cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs via la plateforme UP
o voyages et séjours
o vacances et week-end, sport culture, familles..
o proposition d’offres promotionnelles (bons plans)
o …
- Communication : envoi, par courriel, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
- Gestion de la messagerie interne du Site et du module de petites annonces
- Respect de la réglementation en vigueur
- Durée de conservation
Le CSE de la MFN-SSA ne conserve les Données Personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.
Le CSE de la MFN-SSA est amené à conserver certaines de vos Données Personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :
- Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
- Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
- Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.
- Destinataires des Données
Les destinataires des Données Personnelles traitées par le CSE de la MFN-SSA sont :
- EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du Site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution.
- Fournisseurs de prestations d’œuvres sociales (Up, ANCV, …)
- Banque BNP du CSE de la MFN-SSA
- Cabinet d’Expert-comptable du CSE de la MFN-SSA
- Sécurité des Données
Le CSE de la MFN-SSA s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les Données Personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
Le CSE de la MFN-SSA veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données Personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données Personnelles la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles.
- Droits des personnes concernées
Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux Données Personnelles vous concernant, auprès du CSE de la MFN-SSA en envoyant votre demande :
- par courriel à l’adresse : ce.mfn-ssam@orange.fr
- par courrier postal à : 4 rue du mail de chartreuse, résidence symphonie, appt D02 76100 ROUEN
- Actualisation des Données transmises
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.
- En savoir plus
Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des Données Personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante : ce.mfn-ssam@orange.fr ou 4 rue du mail de chartreuse, résidence symphonie, appt D02 76100 ROUEN
- Modification de la Politique de protection des données
Le CSE de la MFN-SSA est susceptible de modifier cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.